Offboarding là gì?
Offboarding là quá trình quản lý việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa nhân viên và doanh nghiệp. Đây không chỉ đơn thuần là việc xử lý các thủ tục hành chính khi nhân viên rời đi mà còn bao gồm các hoạt động nhằm đảm bảo sự chuyển giao công việc suôn sẻ, duy trì quan hệ tốt đẹp với nhân viên cũ và bảo vệ tài sản cũng như dữ liệu của công ty.
Quy trình offboarding hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến bảo mật thông tin, duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và thậm chí có thể cải thiện danh tiếng nhà tuyển dụng. Một nhân viên rời công ty trong thiện cảm có thể trở thành đại sứ thương hiệu, giúp lan tỏa hình ảnh tích cực về doanh nghiệp đến những ứng viên tiềm năng trong tương lai.
Phân biệt Offboarding và Onboarding
Onboarding và offboarding là hai giai đoạn quan trọng trong vòng đời của một nhân viên tại doanh nghiệp, nhưng chúng có mục đích hoàn toàn khác nhau.
- Onboarding là quá trình tiếp nhận và hòa nhập nhân viên mới vào doanh nghiệp, giúp họ hiểu về văn hóa công ty, quy trình làm việc và vai trò của mình. Một quy trình onboarding tốt giúp nhân viên nhanh chóng thích nghi, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc.
- Offboarding, ngược lại, là quá trình giúp nhân viên rời công ty một cách trật tự. Nó đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên được hoàn tất trước khi chính thức chấm dứt hợp đồng. Một quy trình offboarding chuyên nghiệp không chỉ bảo vệ lợi ích của công ty mà còn giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao ngay cả khi họ rời đi.
Vai trò của Offboarding đối với doanh nghiệp
Offboarding không chỉ là bước kết thúc quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên mà còn là cơ hội để bảo vệ lợi ích của cả hai bên. Một quy trình offboarding bài bản mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:
1. Bảo vệ tài sản và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp
Khi nhân viên rời công ty, họ có thể đã từng tiếp cận các tài liệu nội bộ, dữ liệu khách hàng hoặc thông tin chiến lược quan trọng. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, việc này có thể gây rủi ro thất thoát thông tin hoặc bị lạm dụng. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như:
- Thu hồi quyền truy cập vào hệ thống nội bộ, email công ty, phần mềm quản lý dữ liệu.
- Kiểm tra và xác nhận hoàn trả các thiết bị làm việc như laptop, điện thoại, thẻ ra vào văn phòng.
- Nhắc nhở nhân viên về các thỏa thuận bảo mật thông tin đã ký kết.
2. Hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động
Việc xử lý sai quy trình nghỉ việc có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý như tranh chấp hợp đồng, khiếu nại về quyền lợi hoặc thậm chí là kiện tụng. Một quy trình offboarding rõ ràng và minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tuân thủ các quy định của pháp luật lao động, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
- Hoàn thành đầy đủ các thủ tục như thanh toán lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội.
- Lưu trữ hồ sơ nghỉ việc đúng quy định để tránh các rủi ro sau này.
3. Duy trì quan hệ tích cực với nhân viên cũ
Nhân viên sau khi rời đi vẫn có thể trở thành đại sứ thương hiệu cho doanh nghiệp hoặc thậm chí quay lại làm việc trong tương lai. Một quy trình offboarding tốt giúp công ty:
- Gây ấn tượng tích cực, khiến nhân viên có cảm giác được tôn trọng dù không còn làm việc.
- Khuyến khích nhân viên cũ giới thiệu ứng viên tiềm năng, hỗ trợ chiến lược tuyển dụng.
- Xây dựng cộng đồng cựu nhân viên có thể hỗ trợ công ty trong các dự án hợp tác.
4. Bảo vệ hình ảnh thương hiệu và uy tín doanh nghiệp
Cách doanh nghiệp đối xử với nhân viên khi họ rời đi phản ánh văn hóa công ty và ảnh hưởng đến danh tiếng của thương hiệu tuyển dụng. Một quy trình offboarding chuyên nghiệp giúp:
- Gửi đi thông điệp rằng doanh nghiệp luôn trân trọng nhân viên, ngay cả khi họ rời công ty.
- Nâng cao sự tin tưởng của nhân viên hiện tại, tạo động lực gắn bó lâu dài.
- Thu hút ứng viên mới, vì họ sẽ tham khảo đánh giá từ nhân viên cũ trước khi quyết định ứng tuyển.
5. Cải thiện quy trình nội bộ thông qua phản hồi của nhân viên nghỉ việc
Nhân viên rời đi thường có cái nhìn khách quan hơn về những điểm mạnh và hạn chế của doanh nghiệp. Lắng nghe phản hồi từ họ là một cơ hội để công ty cải thiện môi trường làm việc, chính sách và quy trình vận hành.
Các bước để thu thập và sử dụng phản hồi hiệu quả:
- Tổ chức buổi phỏng vấn offboarding: Hỏi nhân viên về lý do họ nghỉ việc, những khó khăn họ gặp phải trong công việc, và đề xuất cải tiến.
- Sử dụng khảo sát ẩn danh: Nếu nhân viên không thoải mái chia sẻ trực tiếp, doanh nghiệp có thể thu thập ý kiến thông qua khảo sát trực tuyến.
- Phân tích và cải thiện: Đánh giá các phản hồi để xác định vấn đề cần cải thiện, từ đó điều chỉnh chính sách nhân sự để nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên hiện tại.
6 Bước xây dựng quy trình Offboarding chuẩn chỉnh mà HR cần biết
Bước 1: Xử lý thông tin nghỉ việc
Khi nhân viên thông báo nghỉ việc, bộ phận HR cần xác nhận với quản lý trực tiếp và lên kế hoạch xử lý các bước tiếp theo. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ mà không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục, tài liệu có liên quan
Nhân viên cần hoàn thành các thủ tục liên quan như:
- Quyết định thôi việc
- Thanh toán lương, trợ cấp nếu có
- Hoàn tất các nghĩa vụ bảo hiểm xã hội
- Bàn giao thiết bị công ty (máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên,…)
Bước 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc
Để đảm bảo công việc không bị gián đoạn, HR và quản lý trực tiếp cần xác định người tiếp nhận công việc, lập danh sách các nhiệm vụ còn dang dở và theo dõi tiến độ bàn giao.
Bước 4: Phỏng vấn sau nghỉ việc
Doanh nghiệp nên tổ chức phỏng vấn để hiểu rõ lý do nghỉ việc, ghi nhận ý kiến đóng góp từ nhân viên cũ và cải thiện môi trường làm việc trong tương lai.
Bước 5: Thu hồi, hủy bỏ quyền truy cập các tài khoản nội bộ
Để bảo vệ thông tin doanh nghiệp, HR cần thu hồi quyền truy cập vào email công ty, hệ thống quản lý nội bộ, phần mềm tài chính, CRM,…
Bước 6: Kết thúc quy trình Offboarding
Hoàn tất các thủ tục cuối cùng, cảm ơn nhân viên vì những đóng góp của họ và duy trì liên lạc nếu cần thiết.
Mẫu offboarding checklist cho doanh nghiệp
| Công việc | Thời gian | Tiến độ |
| Thông báo và giấy tờ liên quan | ||
| Gửi thông báo chấp thuận nghỉ việc cho nhân viên. | ||
| Chuẩn bị và cung cấp biểu mẫu phiếu đăng ký nghỉ việc cho nhân viên. | ||
| Chuẩn bị bản sao hợp đồng lao động và giấy tờ liên quan đến quyền lợi và tài liệu thuế. | ||
| Thu hồi tài sản công ty | ||
| Yêu cầu nhân viên trả lại bất kỳ tài sản nào thuộc sở hữu của công ty, bao gồm:Máy tính xách tay và túi đựng máy tínhĐiện thoại di động mà công ty đã cung cấpID nhân viên và mật khẩu truy cậpThẻ đậu xeXe công tyHạn chế quyền truy cập đăng nhậpTruy cập đăng nhập mạng và máy tínhTài khoản email, hội nghị điện thoại và nhắn tin tức thìMật khẩu phần mềm của bên thứ ba (Truy cập vào các hệ thống quan trọng của công ty, Intranet, Salesforce, Marketo, Website CMS, Analytics,…)Truy cập vào các tài liệu nhạy cảm của công ty | ||
| Hủy bỏ quyền truy cập | ||
| Hủy bỏ quyền truy cập vào tài khoản email công ty, hệ thống quản lý và các dịch vụ nội bộ khác. | ||
| Thay đổi hoặc hủy bỏ mật khẩu của nhân viên và tắt tất cả các quyền truy cập từ xa. | ||
| Bảo mật thông tin | ||
| Cung cấp hướng dẫn cho nhân viên về bảo mật thông tin và cấm việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin quan trọng sau khi nghỉ việc. | ||
| Xác thực lại các quyền truy cập của nhân sự đã xóa/ hủy bỏ hay chưa. | ||
| Biên bản bàn giao công việc | ||
| Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc giữa nhân viên nghỉ việc và người kế nhiệm. | ||
| Ghi lại thông tin chi tiết về công việc đang được thực hiện, dự án đang tiếp tục và tài liệu quan trọng cần được chuyển giao. | ||
| Tiến hành phỏng vấn | ||
| Xác định nguyên nhân nghỉ việc của nhân sự | ||
| Lắng nghe ý kiến và phản hồi từ nhân sự để có những điều chỉnh phù hợp | ||
| Đưa ra lời khuyên/ đề nghị/ lời mời/ thoải thuận | ||
| Kết thúc | ||
| Tổ chức buổi tiệc chia tay để tri ân nhân viên đã nghỉ việc và chúc mừng sự thành công của họ. | ||
| Tặng quà nhỏ và gửi thư cảm ơn đến nhân viên, bày tỏ lòng biết ơn và ghi nhận đóng góp của họ trong công ty. | ||
Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp triển khai quy trình Offboarding trơn tru nhất
AiHR là một phần mềm quản lý nhân sự hiện đại giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình offboarding, từ quản lý dữ liệu nhân sự, đánh giá hiệu suất đến xử lý công việc của nhân viên nghỉ việc.
Hiểu được vòng lặp onboarding, offboarding của nhân sự tại doanh nghiệp, phần mềm AiHR được phát triển với các chức năng quan trọng, hỗ trợ phòng nhân sự tiết kiệm khối lượng lớn thời gian, ví dụ như:
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự: Theo dõi thông tin nhân viên, lịch sử làm việc, và cập nhật trạng thái nghỉ việc.
- Quản lý KPI để ra quyết định cho nhân viên offboarding: Đánh giá hiệu suất trước khi nhân viên rời đi.
- Quản lý công việc của nhân sự: Hỗ trợ bàn giao nhiệm vụ, tránh gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.
Với AiHR, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình offboarding, bảo vệ dữ liệu nội bộ và đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp cho nhân viên rời đi.