Chính Sách Bảo Mật

Phần mềm AiHR được phát triển bởi Công ty TNHH JobTest. Chính sách bảo mật này (sau đây gọi tắt là “Chính sách”) quy định các thông tin mà JobTest thu thập và xử lý khi người dùng sử dụng nền tảng AiHR, bao gồm:

Các trang web liên kết với AiHR.
Các ứng dụng di động và tải về từ AiHR.
Các dịch vụ và giao tiếp thông qua lời nói, văn bản, email, điện thoại hoặc bất kỳ phương thức nào khác.

Chính sách này là một phần không tách rời của Điều khoản Sử dụng Dịch vụ AiHR và được xây dựng nhằm đảm bảo quyền riêng tư của người dùng. Chúng tôi cam kết bảo vệ thông tin cá nhân và nỗ lực tối đa để mang lại sự an tâm cho tất cả khách hàng của AiHR.

1. Định nghĩa

Trong chính sách này, các thuật ngữ dưới đây được định nghĩa như sau:

AiHR hoặc chúng tôi: Là phần mềm AiHR thuộc Công ty TNHH JobTest, với mã số thuế là 0316122195.
Khách hàng AiHR: Là cá nhân, tổ chức hoặc các chủ thể khác sử dụng phần mềm AiHR thông qua hợp đồng hợp pháp đã ký kết giữa Khách hàng AiHR và AiHR.
Người dùng: Là các cá nhân có quyền truy cập và sử dụng, thao tác trên hệ thống phần mềm AiHR, Khu vực giới hạn, thông qua việc đăng nhập theo sự phân công, uỷ thác và/hoặc cho phép từ Khách hàng AiHR.
Khách: Là các cá nhân không phải Người dùng, có quyền truy cập vào các Khu vực công cộng của trang web AiHR nhưng không có quyền truy cập vào Khu vực giới hạn.
Hợp đồng: Là hợp đồng cung cấp dịch vụ phần mềm thông tin, bao gồm các phụ lục và các văn bản liên quan (nếu có), ký kết giữa AiHR và Khách hàng AiHR. Căn cứ vào hợp đồng này, AiHR cung cấp dịch vụ cho Khách hàng AiHR và là Bên xử lý dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của Bên kiểm soát dữ liệu.
Dịch vụ: Là các dịch vụ mà AiHR cung cấp cho Khách hàng AiHR để hỗ trợ việc tổ chức vận hành và quản trị nội bộ qua các website, ứng dụng, và các dịch vụ liên quan khác. Cụ thể, Dịch vụ bao gồm:
- Website của AiHR tại: aihr.vn và các website liên kết.
- Các ứng dụng tải về và ứng dụng di động (bao gồm trên máy tính bảng).
- Các dịch vụ khác do AiHR cung cấp.
Dữ liệu Khách hàng AiHR: Bao gồm dữ liệu, báo cáo, các địa chỉ, thư mục và tài liệu khác được lưu trữ dưới dạng điện tử bởi Khách hàng AiHR hoặc Người dùng trên các dịch vụ do AiHR cung cấp.
Dữ liệu cá nhân: Là thông tin gắn liền với một cá nhân cụ thể hoặc giúp xác định một cá nhân, bao gồm cả dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định tại Nghị định số 13/2023/NĐ-CP ngày 17/04/2023 về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Chủ thể dữ liệu: Là cá nhân có dữ liệu cá nhân phản ánh. Trong chính sách này, chủ thể dữ liệu có thể là Khách hàng AiHR (nếu là khách hàng cá nhân), Người dùng hoặc Khách, tùy vào từng trường hợp cụ thể.
Khu vực công cộng: Là khu vực của trang web AiHR có thể được truy cập bởi cả Người dùng và Khách mà không cần phải đăng nhập.
Khu vực hạn chế: Là khu vực của trang web AiHR chỉ có thể truy cập bởi Người dùng và yêu cầu đăng nhập.
Thời hạn sử dụng dịch vụ: Là khoảng thời gian Khách hàng AiHR sử dụng dịch vụ theo hợp đồng và các phụ lục (nếu có) đã ký kết giữa AiHR và Khách hàng AiHR.

2. Thông tin AiHR cần Khách hàng AiHR cung cấp

Để trải nghiệm toàn bộ các tính năng của phần mềm AiHR, Khách hàng AiHR cần đăng ký tài khoản và cung cấp thông tin cá nhân. Các thông tin cần thiết bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, cửa hàng, hoặc đơn vị kinh doanh.
Thông tin cá nhân: Họ tên, tuổi, địa chỉ cư trú.
Thông tin liên lạc: Email, số điện thoại di động và số điện thoại bàn.
Thông tin kỹ thuật: Địa chỉ IP, loại trình duyệt, tốc độ kết nối, số lượng trang đã truy cập, thời gian truy cập, và các địa chỉ được truy xuất thông qua trình duyệt.

Tất cả thông tin do Khách hàng AiHR cung cấp sẽ được lưu trữ an toàn trên hệ thống của AiHR tại văn phòng chính. Khách hàng AiHR có thể liên hệ để tìm hiểu chi tiết về việc thu thập và xử lý thông tin cá nhân thông qua địa chỉ sau:

CÔNG TY TNHH JOBTEST

Văn phòng: 18 Ba Vì, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 028 6681 9668

Email: info@aihr.vn

3. AiHR bảo vệ và lưu trữ thông tin của Người dùng AiHR như thế nào?

AiHR cam kết bảo vệ và lưu trữ thông tin cá nhân của Người dùng AiHR một cách an toàn trên các máy chủ của chúng tôi. Các biện pháp bảo vệ thông tin bao gồm các biện pháp bảo mật vật lý và điện tử nghiêm ngặt, như tường lửa, mã hóa dữ liệu và các quy trình bảo mật theo yêu cầu của luật pháp hiện hành. AiHR áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập chặt chẽ, chỉ cho phép các nhân viên có thẩm quyền và cần thiết truy cập vào thông tin cá nhân để thực hiện nhiệm vụ công việc của họ trong hệ thống AiHR.

4. Mục đích thu thập dữ liệu và thông tin

AiHR thu thập dữ liệu với các mục đích chính nhằm phục vụ cho việc cung cấp và vận hành Dịch vụ, bao gồm các mục đích sau:

4.1 Vận hành dịch vụ

AiHR sử dụng thông tin thu thập được để đảm bảo hoạt động ổn định, duy trì các tính năng và cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Người dùng. Đồng thời, AiHR hỗ trợ phản hồi và giải đáp các thắc mắc, yêu cầu từ Người dùng. AiHR cũng xử lý dữ liệu theo yêu cầu của Khách hàng AiHR và Người dùng, với AiHR đóng vai trò là Bên xử lý dữ liệu. Trong trường hợp này, nếu chủ thể dữ liệu yêu cầu thực thi quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của họ, họ cần liên hệ trực tiếp với Khách hàng AiHR hoặc Người dùng là Bên kiểm soát dữ liệu để được hỗ trợ.

Đối với Người dùng và Khách hàng của AiHR: Khách hàng và Người dùng AiHR có trách nhiệm đảm bảo dữ liệu cá nhân mà họ đăng tải lên Dịch vụ là hợp pháp và đã có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu. Nếu không tuân thủ, Khách hàng và Người dùng AiHR phải chịu trách nhiệm về các vấn đề phát sinh và bảo vệ AiHR khỏi mọi khiếu nại liên quan.
Đối với chủ thể dữ liệu: Trong trường hợp chủ thể dữ liệu cần hỗ trợ về quyền đối với dữ liệu cá nhân đã được đăng tải, AiHR sẽ chuyển yêu cầu tới Khách hàng AiHR hoặc Người dùng và hỗ trợ phản hồi trong thời gian hợp lý.

4.2 Cải thiện và nâng cấp dịch vụ

AiHR sử dụng thông tin thu thập được để phân tích hành vi sử dụng, sở thích của Người dùng và Khách hàng nhằm cải thiện chất lượng Dịch vụ, phát triển các tính năng mới. Trong quá trình này, mọi dữ liệu sử dụng cho mục đích phân tích sẽ được xử lý ở dạng đã khử định danh hoặc thông tin tổng hợp, không còn xác định được cá nhân cụ thể.

4.3 Giao tiếp và thông báo

AiHR có thể sử dụng thông tin liên lạc của Khách hàng và Người dùng để gửi các thông báo hành chính, cập nhật tính năng, sản phẩm mới, hỗ trợ kỹ thuật, cũng như thông tin về sự cố và các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu. AiHR cũng có thể gửi các thông tin quảng cáo hoặc sự kiện liên quan đến Dịch vụ của AiHR và các dịch vụ khác từ đối tác của AiHR. Người dùng và Khách có quyền từ chối nhận các thông tin này bất kỳ lúc nào.

4.4 Cookies và theo dõi hành vi

AiHR sử dụng cookies và công nghệ tương tự để thu thập dữ liệu tự động từ dịch vụ, với mục đích:

(i) Cá nhân hóa trải nghiệm sử dụng dịch vụ, ví dụ như lưu trữ thông tin để giảm thiểu việc nhập lại dữ liệu trong các lần truy cập tiếp theo.
(ii) Cung cấp quảng cáo và nội dung phù hợp với nhu cầu của Người dùng và Khách hàng.
(iii) Đo lường hiệu quả của các dịch vụ marketing và cải thiện chất lượng dịch vụ.
(iv) Thu thập số liệu về lượng truy cập và các hành vi sử dụng trang web.
(v) Theo dõi các hoạt động của Người dùng trong các chương trình khuyến mãi và sự kiện khác.

Người dùng và Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về cookies tại allaboutcookies.org.

4.5 Phân tích và báo cáo

AiHR sử dụng công cụ Google Analytics để theo dõi và phân tích lưu lượng truy cập của Người dùng trên Khu vực công cộng của trang web AiHR. Google vận hành độc lập và có chính sách bảo mật riêng. Chúng tôi khuyến khích Người dùng và Khách đọc kỹ các điều khoản của Google trước khi sử dụng Dịch vụ. Các thông tin thu thập từ Google Analytics sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động và cải thiện trải nghiệm người dùng trên trang web AiHR.

5. Thông tin của Người dùng AiHR được lưu giữ tại hệ thống của AiHR khi nào?

Mục tiêu của AiHR là mang lại giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian vận hành. Các thông tin này được lưu trữ nhằm mục đích để:

Cung cấp dịch vụ, hỗ trợ và thông tin theo yêu cầu của Người dùng AiHR.
Thông báo về các chương trình, sự kiện nổi bật của AiHR.
Giải quyết tranh chấp hoặc các vấn đề liên quan đến việc sử dụng phần mềm AiHR.
Ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật hoặc vi phạm các điều khoản sử dụng.
Cải thiện và đo lường chất lượng dịch vụ của AiHR.
Kiểm tra, xác thực thông tin Người dùng AiHR với các bên thứ ba.
Thực hiện các mục đích khác mà pháp luật cho phép, với thông báo cụ thể đến Người dùng AiHR khi cần thiết.

Khi sử dụng phần mềm, Người dùng AiHR hiểu và đồng ý rằng AiHR có quyền truy cập vào dữ liệu trên thiết bị di động đã kết nối với phần mềm, bao gồm việc đọc và ghi danh bạ, lấy vị trí hiện tại, ghi dữ liệu vào thẻ nhớ hoặc truy cập Internet từ thiết bị của Người dùng. Mọi hành động này chỉ được thực hiện khi Người dùng AiHR đồng ý, và việc này sẽ không bị khiếu nại từ Người dùng AiHR.

AiHR cam kết bảo vệ tuyệt đối sự riêng tư của Người dùng AiHR. Chúng tôi sẽ không chia sẻ thông tin cá nhân của Người dùng với bất kỳ bên thứ ba nào trừ khi có sự đồng ý của Người dùng AiHR hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, hoặc theo quy định pháp luật.

6. Người dùng AiHR cần làm gì để bảo mật thông tin?

Sau khi dịch vụ được bàn giao, Người dùng AiHR chịu trách nhiệm duy nhất về việc bảo vệ và quản lý thông tin tài khoản, mật khẩu của mình. Người dùng có quyền đăng nhập vào tài khoản để thay đổi thông tin cá nhân, yêu cầu AiHR kiểm tra, cập nhật hoặc xóa thông tin cá nhân đã đăng ký.

AiHR sẽ thực hiện các yêu cầu về kiểm tra, cập nhật hoặc xóa thông tin khi có yêu cầu từ Người dùng, hoặc cung cấp các công cụ để Người dùng tự thực hiện việc này. Chúng tôi chỉ hỗ trợ Người dùng qua tài khoản mà họ đã cung cấp.

Người dùng AiHR cần thông báo ngay cho AiHR nếu phát hiện có bất kỳ truy cập trái phép nào hoặc vấn đề bảo mật liên quan đến tài khoản của mình, bao gồm mất mật khẩu hoặc thông tin bảo mật khác.

Người dùng AiHR phải tự chịu trách nhiệm đối với nội dung các email gửi từ tài khoản của mình. AiHR khuyến nghị Người dùng nên thay đổi mật khẩu nếu đã chia sẻ mật khẩu cho bên thứ ba nhằm mục đích hỗ trợ.

AiHR không chịu trách nhiệm đối với việc xâm nhập trái phép do sơ suất từ phía Người dùng AiHR.

7. Những ai hoặc tổ chức nào có quyền tiếp cận thông tin Người dùng AiHR?

AiHR cam kết sẽ không chia sẻ thông tin cá nhân của Người dùng AiHR với bên thứ ba mà không có sự đồng ý của Người dùng hoặc yêu cầu pháp lý. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, thông tin của Người dùng có thể được chia sẻ với các bên thứ ba sau:

Khi AiHR có sự đồng ý của Người dùng để tiết lộ thông tin.
Thông tin đó Người dùng AiHR đã công khai.
Bên thứ ba mà Người dùng AiHR ủy quyền, có văn bản được công chứng, chứng thực.
Theo yêu cầu pháp lý hay từ một cơ quan nhà nước hoặc nếu AiHR tin rằng hành động đó là cần thiết nhằm tuân theo các yêu cầu pháp lý hoặc chiếu theo luật pháp.
Bảo vệ quyền, lợi ích, tài sản, sự an toàn của một ai khác trên cơ sở cân bằng lợi ích của tất cả các bên.
Cho các bên thứ ba khác mà AiHR có liên doanh, liên kết để cung cấp các dịch vụ trên AiHR hoặc các dịch vụ mới có liên quan đến AiHR mà Người dùng AiHR cũng đang sử dụng những dịch vụ liên kết đó.

8. Xử lý khiếu nại

Để gửi ý kiến đóng góp hoặc khiếu nại, người dùng AiHR có thể liên hệ qua các kênh sau: