Giới thiệu công ty
PSL Logistics được thành lập vào ngày 10/06/2022 và đi vào hoạt động từ 01/07/2022, đây là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics, vận tải và giao nhận quốc tế, cung cấp dịch vụ từ khai báo hải quan, vận chuyển nội địa, vận tải đa phương thức đến quản lý chuỗi cung ứng toàn diện. Với mạng lưới đối tác rộng khắp và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, PSL không chỉ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lưu chuyển hàng hóa mà còn là đơn vị uy tín trong ngành logistics Việt Nam.
Với định hướng trở thành doanh nghiệp logistics chuyên nghiệp, hiện đại và có khả năng mở rộng quy mô vận hành nhanh chóng, PSL Logistics xem việc nâng cấp hệ thống quản trị nhân sự là yêu cầu cấp thiết để củng cố nền tảng nội bộ, tăng tốc độ vận hành và đảm bảo sự minh bạch trong quản trị.
Thách thức cần giải quyết
Trước khi ứng dụng nền tảng công nghệ, PSL Logistics đang đối mặt với nhiều bất cập trong vận hành nhân sự:
Chưa có phần mềm HR chuyên dụng
Toàn bộ quy trình từ chấm công, tính lương, theo dõi phép, cập nhật ca làm… đều thực hiện thủ công qua Excel.
Quy trình đánh giá KPI chưa chuẩn hóa
Không có công cụ chính thức để thiết lập, theo dõi, tổng hợp KPI, dẫn đến:
- Số liệu báo cáo rời rạc,
- Khó đánh giá đúng năng lực,
- Thiếu minh bạch trong xét thưởng.
Lưu trữ tài liệu phân tán
Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, quyết định, biểu mẫu hành chính… không có kho dữ liệu tập trung, gây mất thời gian khi truy xuất và tăng nguy cơ thất lạc.
Ảnh hưởng vận hành nhân sự
- Dễ sai sót trong tính toán.
- Tốn nhiều thời gian tổng hợp.
- Giảm hiệu suất HR.
- Làm chậm tốc độ ra quyết định của ban lãnh đạo.
Trước áp lực cạnh tranh và tốc độ tăng trưởng của ngành logistics, PSL Logistics cần một nền tảng nhân sự hiện đại – tự động – nhất quán để mở rộng quy mô vận hành.
Giải pháp công nghệ từ AiHR
Để giải quyết bài toán nhân sự một cách toàn diện, PSL Logistics đã lựa chọn AiHR – Nền tảng quản trị nhân sự ứng dụng AI và triển khai các module trọng yếu:
Quản lý cơ cấu tổ chức (OSS)
Thiết lập sơ đồ tổ chức rõ ràng, phân cấp – phân quyền chặt chẽ, quản lý dữ liệu nhân sự tập trung.
Chấm công tự động (L&A)
- Tự động ghi nhận giờ làm theo ca/kíp đúng quy định.
- Loại bỏ việc nhập tay bằng Excel.
- Dữ liệu đồng bộ theo thời gian thực, chính xác và minh bạch.
Tính lương và phúc lợi (C&B)
- Tính lương dựa trên bảng công tự động, giảm tối đa sai sót.
- Rút ngắn thời gian xử lý lương cuối kỳ.
- Linh hoạt theo phụ cấp, ca trực, hiệu suất công việc của từng vị trí logistics.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
Nhân viên chủ động xem lương, phép, ca làm, thông báo… giảm áp lực hỏi – đáp cho HR.
Quản lý hiệu quả công việc (PMS)
- Xây dựng hệ thống KPI theo từng vị trí (kho vận – giao nhận – điều phối – kinh doanh – hành chính…).
- Đánh giá minh bạch, chính xác, theo thời gian thực.
- Hỗ trợ xét thưởng, xét tăng lương rõ ràng.
Quản lý hành chính (ADM)
- Số hóa toàn bộ biểu mẫu, quyết định, đề xuất.
- Tự động hóa luồng phê duyệt giúp giảm thời gian xử lý giấy tờ.
- Lưu trữ tập trung, dễ truy xuất và kiểm soát.
Việc triển khai AiHR giúp PSL lần đầu tiên sở hữu một hệ thống HR thống nhất, tự động hóa, phù hợp đặc thù ngành logistics.
Quản lý tổ chức (OSS)
- Thiết kế sơ đồ tổ chức đa lớp, phù hợp mô hình vận hành logistics (kho – vận tải – giao nhận – điều phối – kinh doanh).
- Quản lý tập trung toàn bộ hồ sơ nhân sự, giúp dữ liệu xuyên suốt từ văn phòng đến hiện trường.
- Phân quyền chặt chẽ theo chức năng vận hành, hạn chế truy cập sai phạm và tăng tính bảo mật.
- Cập nhật biến động nhân sự theo thời gian thực, giúp việc điều phối nguồn lực nhanh và chính xác hơn.
- Tạo nền tảng dữ liệu thống nhất để PMS, C&B và ADM vận hành trơn tru.
- Sơ đồ tổ chức rõ ràng cho toàn bộ hệ thống.
- Dữ liệu nhân sự tập trung giúp theo dõi biến động nhanh.
- Phân quyền theo vai trò đảm bảo minh bạch và an toàn.
- Nền tảng thống nhất hỗ trợ các nghiệp vụ vận hành hiệu quả.
Quản lý chấm công (L&A)
- Ghi nhận công theo thời gian thực cho nhân viên kho, tài xế, điều phối viên, phòng ban văn phòng.
- Tự động hóa quản lý ca trực phức tạp, bao gồm ca đêm, ca linh hoạt và tăng ca khi xử lý đơn hàng gấp.
- Loại bỏ hoàn toàn nhập liệu Excel, hạn chế rủi ro sai sót và gian lận công.
- Rút ngắn 70–80% thời gian tổng hợp công cuối tháng, giúp HR không còn áp lực chốt công.
- Dữ liệu công được đẩy thẳng sang C&B, đảm bảo tính lương nhanh và chính xác.
- Ghi nhận công theo thời gian thực cho mọi nhóm nhân sự.
- Quản lý ca trực tự động, giảm sai sót và gian lận.
- Rút mạnh thời gian tổng hợp công cuối tháng.
- Dữ liệu công liên thông giúp tính lương nhanh và chính xác.
Quản lý tính Lương và phúc Lợi (C&B)
- Tự động tính lương theo từng nhóm vị trí đặc thù logistics, gồm tài xế, giao nhận, kho vận, điều phối, kinh doanh.
- Hỗ trợ tính phụ cấp theo đơn hàng, theo chuyến, theo KPI vận hành.
- Tăng độ chính xác lương thưởng, giảm tranh cãi giữa nhân viên và HR.
- Rút ngắn 60–70% thời gian chốt lương, giúp bộ phận nhân sự tập trung nhiều hơn vào phân tích nhân lực.
- Phúc lợi minh bạch, tích hợp ngay trên E-Portal để nhân viên tự theo dõi.
- Tính lương tự động cho mọi nhóm vị trí.
- Hỗ trợ phụ cấp theo đơn hàng và KPI.
- Lương thưởng chính xác, xử lý nhanh.
- Nhân viên xem phúc lợi trực tiếp trên hệ thống.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Trở thành kênh thông tin chính thức cho tất cả nhân sự từ văn phòng đến hiện trường.
- Nhân viên tự tra cứu: công, lương, ngày phép, lịch trực, thông báo và tài liệu nội bộ.
- Giảm tối đa câu hỏi lặp lại, giảm tải đáng kể áp lực hỗ trợ từ HR.
- Tăng tính minh bạch, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và kết nối hơn.
- Hỗ trợ định hình văn hóa doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng với đơn vị đang phát triển nhanh như PSL.
- Nhân viên truy cập công, lương và phép ngay trên điện thoại.
- Thông báo được cập nhật tức thì cho toàn bộ đội ngũ.
- HR giảm mạnh khối lượng hỗ trợ lặp lại.
- Tăng minh bạch và gắn kết trong toàn hệ thống.
Quản lý hiệu quả và năng lực công việc (PMS & CMS)
- Thiết kế KPI riêng cho từng nhóm nghiệp vụ logistics: kho, giao nhận, vận chuyển, điều phối, sale, hành chính.
- Đánh giá hiệu suất theo thời gian thực, giúp quản lý nhận diện ngay điểm nghẽn trong quy trình.
- Chuẩn hóa tiêu chí xét thưởng, tăng lương, hạn chế tối đa đánh giá cảm tính.
- Hỗ trợ ban lãnh đạo điều chỉnh chiến lược vận hành dựa trên dữ liệu KPI thực tế.
- KPI được thiết kế theo từng nhóm nghiệp vụ logistics.
- Hiệu suất được theo dõi theo thời gian thực.
- Tiêu chí đánh giá minh bạch, hạn chế cảm tính.
- Dữ liệu KPI hỗ trợ lãnh đạo điều chỉnh vận hành kịp thời.
Quản lý hành chính (ADM/ADX)
- Số hóa toàn bộ biểu mẫu nội bộ, bao gồm đơn từ, quyết định, đề xuất, hợp đồng.
- Luồng phê duyệt tự động, giúp xử lý đề xuất nhanh hơn gấp 2–3 lần so với quy trình giấy tờ.
- Kho tài liệu điện tử tập trung, truy xuất bất kỳ lúc nào, giảm hoàn toàn thất lạc.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành hành chính, tăng tốc độ xử lý công việc.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, audit nhanh chóng, đặc biệt quan trọng với ngành logistics.
- Biểu mẫu nội bộ được số hóa và xử lý tập trung.
- Phê duyệt tự động giúp rút ngắn thời gian xử lý.
- Tài liệu điện tử truy xuất nhanh, giảm thất lạc.
- Hỗ trợ kiểm tra và audit hiệu quả trong ngành logistics.
Hiệu quả vận hành tối ưu
Sau khi đưa AiHR vào vận hành, PSL Logistics ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt:
- Giảm mạnh thời gian tổng hợp bảng công, tính lương, nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình.
- Dữ liệu nhân sự tập trung, chính xác hơn, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh và dựa trên số liệu.
- KPI được chuẩn hóa, đánh giá hiệu suất minh bạch và công bằng giữa các phòng ban.
- Giảm tải khối lượng hành chính, nhờ hệ thống phê duyệt điện tử và kho tài liệu số hóa.
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên, khi thông tin minh bạch và dễ dàng truy cập qua E-Portal.
- Tăng hiệu quả vận hành logistics, nhờ giảm sai sót, tăng tốc xử lý nội bộ và tối ưu năng lực đội ngũ.
Sự hợp tác giữa PSL Logistics và AiHR mở ra một bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp mở rộng quy mô, tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
