Giới thiệu công ty
Công ty TNHH Elentec Việt Nam là doanh nghiệp có quy mô lớn trong lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử, với 5000–6000 nhân viên đang làm việc tại nhiều nhà máy và bộ phận khác nhau. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh, Elentec quyết định triển khai lộ trình chuyển đổi số toàn diện hệ thống nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí quản lý.
Mặc dù đã ứng dụng ERP, nhiều quy trình nhân sự của Elentec vẫn vận hành thủ công. Điều này khiến bộ phận HR phải xử lý khối lượng công việc rất lớn và liên tục đối mặt với sai sót dữ liệu. Trung bình mỗi tháng:
- Công ty mất 20% thời gian chỉ để sửa lỗi bảng lương
- Bộ phận nhân sự tiêu tốn hơn 100 giờ/tháng cho xử lý chấm công – tính lương thủ công
- Quản lý thông tin nhân sự chiếm đến 30% thời gian làm việc của HR
Trong bối cảnh đó, Elentec cần một giải pháp quản trị nhân sự hiện đại, đồng bộ dữ liệu, giảm sai sót và tiết kiệm đáng kể nguồn lực.
Thách thức cần giải quyết
Elentec đối mặt với nhiều vấn đề điển hình của doanh nghiệp có quy mô hàng nghìn lao động:
- Khối lượng dữ liệu nhân sự lớn, phân tán theo nhà máy, tổ đội, ca kíp, dẫn đến xử lý thủ công tốn thời gian và dễ sai sót.
- Chấm công, tính lương phức tạp, nhiều ca làm và khu vực làm việc khiến việc tổng hợp công bị kéo dài và dễ nhầm lẫn.
- Hệ thống ERP chưa đáp ứng vận hành nhân sự sâu, cần bổ sung giải pháp chuyên biệt cho nhân sự để đồng bộ hóa toàn bộ quy trình.
- Quy trình phê duyệt giấy tờ thủ công làm giảm tốc độ vận hành và tăng tải cho bộ phận HR.
- Thiếu báo cáo realtime khiến ban lãnh đạo khó nắm bắt chính xác tình hình nhân sự để ra quyết định kịp thời.
Các bài toán trên đòi hỏi một hệ thống HRM hiện đại có khả năng tự động hóa, phân tích dữ liệu sâu và phù hợp với đặc thù vận hành nhà máy.
Giải pháp công nghệ từ AiHR
Elentec lựa chọn AiHR – giải pháp quản trị nhân sự tích hợp AI của JobTest – như nền tảng trung tâm cho hành trình chuyển đổi số nhân sự. Hệ thống được triển khai để giải quyết đồng bộ các bài toán trọng yếu:
Tối ưu quản lý thông tin nhân sự
- Tinh giản và tái cấu trúc bộ phận HR trong 12 tháng.
- Số hóa 100% hồ sơ nhân sự: thông tin, lịch sử làm việc, hợp đồng, kinh nghiệm.
- Báo cáo realtime các chỉ số: tỷ lệ nghỉ việc, biến động nhân sự, luân chuyển, thăng chức.
- Định biên chính xác theo nhu cầu sản xuất, phù hợp đặc thù ngành.
Giao diện nhân viên dễ sử dụng (E-Portal)
- Tăng 91% mức độ hài lòng của nhân viên khi sử dụng hệ thống
- Nhân viên chủ động theo dõi công, lương, thưởng, KPI
- Cập nhật thông báo, chính sách ngay trên ứng dụng
- Tự động hóa toàn bộ quy trình phê duyệt phép: nghỉ phép, tăng ca, chấm công bù
Tiết kiệm 50% thời gian chấm công và tính lương
- Đồng bộ dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn, nhiều nhà máy
- Quản lý nhân sự từ xa: công tác, hỗ trợ nhiều địa điểm làm việc
- Phân ca khoa học: ca chồng, ca trống, xoay ca, đổi ca
- Tính lương chuẩn xác 99,9%, kết nối trực tiếp dữ liệu chấm công
- Tự động khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN, công đoàn, thuế TNCN
- AI cảnh báo lỗi bảng lương, tự động điều chỉnh
- Báo cáo trực quan công, lương theo ngày, tháng, năm
Với năng lực công nghệ mạnh mẽ, AiHR không chỉ thay thế quy trình thủ công mà còn nâng cấp toàn diện hệ thống HR, giúp Elentec vận hành thông minh hơn, minh bạch hơn và nhanh chóng hơn.
Quản lý tổ chức (OSS)
- Thiết lập cấu trúc nhân sự rõ ràng và nhất quán cho toàn bộ hệ thống nhà máy và phòng ban.
- Lưu trữ tập trung thông tin nhân viên bao gồm lịch sử làm việc, điều chuyển và hợp đồng.
- Thay thế các file rời rạc bằng kho dữ liệu thống nhất.
- Hiển thị dữ liệu nhân sự theo thời gian thực cho ban lãnh đạo.
- Hỗ trợ theo dõi biến động nhân lực chính xác và kịp thời.
- Làm cơ sở đưa ra quyết định định biên sản xuất phù hợp với giai đoạn cao điểm và biến động đơn hàng.
- Thiết lập cấu trúc nhân sự rõ ràng cho toàn hệ thống.
- Lưu trữ tập trung thông tin nhân viên thay cho file rời rạc.
- Hiển thị dữ liệu theo thời gian thực để theo dõi biến động chính xác.
- Hỗ trợ quyết định định biên theo từng giai đoạn sản xuất.
Quản lý chấm công (L&A)
- Giải quyết bài toán chấm công phức tạp với số lượng lớn nhân viên làm việc theo nhiều ca và khu vực sản xuất.
- Tự động nhận dữ liệu từ máy chấm vân tay, Face ID và các thiết bị nội bộ.
- Loại bỏ sai lệch phát sinh trong quá trình tổng hợp thủ công.
- Ghi nhận chính xác ca chồng, ca đổi, tăng ca và chấm công tại khu vực đặc thù.
- Đồng bộ dữ liệu chấm công vào hệ thống theo thời gian thực.
- Chuẩn hóa dữ liệu chấm công trên toàn doanh nghiệp.
- Giảm đáng kể thời gian xử lý sai sót mỗi tháng.
- Ghi nhận chính xác chấm công cho đội ngũ làm nhiều ca và khu vực.
- Tự động lấy dữ liệu từ thiết bị để loại bỏ sai sót thủ công.
- Ca chồng ca đổi và tăng ca được đồng bộ ngay vào hệ thống.
- Chuẩn hóa dữ liệu giúp giảm thời gian xử lý và tăng độ tin cậy bảng công.
Quản lý tính Lương và phúc Lợi (C&B)
- Rút ngắn thời gian tính lương nhờ liên kết trực tiếp dữ liệu công, ca kíp, tăng ca, phụ cấp và khấu trừ.
- Tự động tính lương theo quy chế đã thiết lập, bao gồm các khoản bảo hiểm và thuế bắt buộc.
- Giảm đáng kể thời gian sửa lỗi bảng lương so với phương pháp thủ công trước đây.
- Ứng dụng AI để kiểm tra và cảnh báo sai sót trong quá trình tính lương.
- Hỗ trợ bộ phận nhân sự phát hiện sớm các điểm bất thường.
- Bảo đảm mỗi kỳ lương được chi trả minh bạch và chính xác.
- Rút ngắn thời gian tính lương nhờ dữ liệu liên kết trực tiếp.
- Hệ thống tự động tính lương theo quy chế bảo hiểm và thuế.
- AI phát hiện và cảnh báo sai sót kịp thời.
- Bảo đảm kỳ lương minh bạch và chính xác.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Thiết lập kênh giao tiếp nội bộ chính thức cho toàn bộ nhân viên Elentec.
- Cho phép nhân viên chủ động cập nhật thông tin, theo dõi công, lương và chính sách mới.
- Giảm sự phụ thuộc vào bộ phận nhân sự trong các tác vụ thường ngày.
- Hỗ trợ phê duyệt trực tuyến cho nghỉ phép, tăng ca và chấm công bù.
- Tối ưu tốc độ vận hành và giảm tải công việc qua email và giấy tờ.
- Gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên nhờ tính minh bạch và tra cứu nhanh.
- Nhân viên chủ động cập nhật thông tin công lương và chính sách.
- Thủ tục nghỉ phép tăng ca và chấm công bù được phê duyệt trực tuyến.
- Tối ưu vận hành và giảm tải cho bộ phận nhân sự.
- Minh bạch thông tin giúp tăng mức độ hài lòng.
Kết quả: Hiệu quả vận hành tối ưu
Sau khi triển khai AiHR, Elentec ghi nhận nhiều kết quả ấn tượng:
- Giảm mạnh khối lượng thủ công, tiết kiệm hàng nghìn giờ công mỗi tháng
- Giảm 20% thời gian sửa lỗi bảng lương, hạn chế sai sót và tăng độ chính xác
- Rút ngắn 50% thời gian chấm công, tính lương, đảm bảo chi trả minh bạch
- Quy trình phê duyệt online mượt mà, tăng tốc độ vận hành toàn công ty
- Báo cáo realtime giúp lãnh đạo ra quyết định chính xác, nắm bắt nhanh biến động nhân sự
- Định biên nhân sự khoa học hơn, tối ưu nguồn lực theo nhu cầu sản xuất
- Nâng cao năng suất đội ngũ HR, chuyển trọng tâm sang chiến lược thay vì xử lý giấy tờ
Với sự đồng hành của JobTest, Elentec đang tiến nhanh trên hành trình chuyển đổi số nhân sự, xây dựng nền tảng vận hành bền vững và hiệu quả, tạo tiền đề cho sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
