Giới thiệu công ty
Việt San Food là doanh nghiệp sản xuất, phân phối thực phẩm uy tín tại Việt Nam, sở hữu hơn 20 năm hình thành và phát triển với sứ mệnh mang đến các sản phẩm an toàn, chất lượng và ổn định cho thị trường. Với hệ thống nhà xưởng hiện đại, quy trình sản xuất nghiêm ngặt và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, Việt San Food đã mở rộng mạng lưới cung ứng trên toàn quốc, trở thành đối tác tin cậy của nhiều kênh phân phối và chuỗi siêu thị lớn.
Trong chiến lược phát triển giai đoạn mới, doanh nghiệp đặc biệt chú trọng nâng cấp hệ thống quản trị nội bộ, tối ưu nguồn lực con người và ứng dụng công nghệ vào vận hành để đảm bảo sự linh hoạt, minh bạch và hiệu suất cao.
Thách thức cần giải quyết
Trước khi ứng dụng công nghệ quản trị nhân sự, Việt San Food đang đối mặt với nhiều bất cập trong vận hành:
Chưa có công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự cốt lõi
Doanh nghiệp chưa có phần mềm chuyên dụng cho chấm công, tính lương và đánh giá KPI. Mọi thao tác đều thực hiện thủ công qua Excel.
Quy trình tổng hợp dữ liệu mất nhiều thời gian
- Bảng công được tổng hợp bằng tay dễ dẫn đến sai sót, chậm tiến độ.
- KPI đang đánh giá trên file Excel rất khó tổng hợp, thiếu minh bạch và không phản ánh chính xác hiệu quả thực tế.
Tác động tiêu cực đến nhân sự
Việc thao tác thủ công khiến kỳ lương liên tục trễ 2 ngày, gây:
- Nhân viên mất niềm tin,
- Giảm sự hài lòng,
- Ảnh hưởng tinh thần và năng suất làm việc,
- Uy tín doanh nghiệp bị tác động.
Nhu cầu cấp thiết từ Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo mong muốn một hệ thống có thể:
- Tự động hóa chấm công, tính lương, tổng hợp dữ liệu.
- Chuẩn hóa đánh giá KPI, đảm bảo công bằng, minh bạch, đúng năng lực.
- Cung cấp báo cáo trực quan giúp quản lý theo thời gian thực.
- Giảm tải khối lượng nhân sự, nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
Giải pháp công nghệ từ AiHR
Dựa trên nhu cầu thực tế, Việt San Food đã lựa chọn AiHR – Nền tảng quản trị nhân sự ứng dụng AI, triển khai 5 module quan trọng:
Quản lý cơ cấu tổ chức (OSS)
Hỗ trợ thiết lập sơ đồ tổ chức, kiểm soát thông tin nhân sự và phân quyền rõ ràng, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt toàn doanh nghiệp.
Quản lý chấm công (L&A)
- Tự động ghi nhận giờ làm theo ca/kíp theo quy tắc doanh nghiệp.
- Giảm hoàn toàn thao tác nhập tay, đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.
- Khắc phục triệt để sai sót của phương pháp tổng hợp thủ công.
Quản lý tính lương và phúc lợi (C&B)
- Tính lương tự động dựa trên bảng công chuẩn xác.
- Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý kỳ lương và tránh tình trạng trễ lương.
- Linh hoạt theo đặc thù ca làm, phụ cấp và chính sách riêng của doanh nghiệp sản xuất.
Cổng thông tin điện tử (E-Portal)
- Nhân viên tự tra cứu: lương, phép, ca làm, thông báo nội bộ.
- Tăng tính minh bạch và giảm áp lực cho bộ phận HR.
Quản lý hiệu quả công việc (PMS)
- Xây dựng KPI theo từng vị trí rõ ràng.
- Đánh giá theo thời gian thực, loại bỏ sự chủ quan.
- Minh bạch, công bằng và tăng động lực làm việc.
Với AiHR, Việt San Food lần đầu tiên có một nền tảng HR đồng bộ, minh bạch, tập trung, đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số nhân sự toàn diện.
Việt San Food triển khai hệ thống quản trị nhân sự AiHR với các modules sau:
- Quản lý cơ cấu tổ chức, công ty (OSS)
- Quản lý chấm công (L&A)
- Quản lý tính lương và phúc lợi (C&B)
- Cổng thông tin điện tử (E-Portal)
- Quản lý hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực (PMS & CMS)
Quản lý tổ chức (OSS)
- Chuẩn hóa toàn bộ thông tin nhân sự trên một hệ thống duy nhất, giúp bộ phận HR tránh nhập liệu trùng lặp và sai lệch giữa các phòng ban.
- Thiết lập rõ ràng vai trò, cơ cấu phòng ban, hỗ trợ Việt San Food quản lý bộ máy sản xuất, kho, QA, vận hành một cách mạch lạc.
- Kiểm soát biến động nhân sự theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình nhân sự theo ca, tổ và dây chuyền.
- Phân quyền truy cập chặt chẽ, đảm bảo tính bảo mật khi quản lý dữ liệu nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn.
- Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự trên một hệ thống thống nhất.
- Hiển thị rõ vai trò và cơ cấu, hỗ trợ quản lý sản xuất và vận hành.
- Theo dõi biến động nhân sự theo thời gian thực.
- Phân quyền truy cập an toàn cho toàn bộ dữ liệu nội bộ.
Việt San Food triển khai hệ thống quản trị nhân sự AiHR với các modules sau:
- Quản lý cơ cấu tổ chức, công ty (OSS)
- Quản lý chấm công (L&A)
- Quản lý tính lương và phúc lợi (C&B)
- Cổng thông tin điện tử (E-Portal)
- Quản lý hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực (PMS & CMS)
Quản lý chấm công (L&A)
- Tự động ghi nhận công ca theo đúng quy chuẩn vận hành nhà máy, xóa bỏ hoàn toàn việc nhập tay dễ sai sót.
- Đồng bộ công, lịch làm việc, ca trực trong thời gian thực, giúp HR kiểm tra dữ liệu mà không phải đối chiếu từng bảng Excel.
- Chuẩn hóa quy tắc chấm công và tăng ca, đảm bảo công bằng cho nhân viên và giảm tranh chấp về giờ làm.
- Tăng tốc độ chốt công, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp từng bị chậm lương do xử lý thủ công.
- Ghi nhận công ca tự động, loại bỏ sai sót nhập tay.
- Đồng bộ công và lịch làm theo thời gian thực.
- Chuẩn hóa quy tắc chấm công, bảo đảm công bằng.
- Rút ngắn thời gian chốt công cho toàn nhà máy.
Việt San Food triển khai hệ thống quản trị nhân sự AiHR với các modules sau:
- Quản lý cơ cấu tổ chức, công ty (OSS)
- Quản lý chấm công (L&A)
- Quản lý tính lương và phúc lợi (C&B)
- Cổng thông tin điện tử (E-Portal)
- Quản lý hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực (PMS & CMS)
Quản lý tính Lương và phúc Lợi (C&B)
- Tính lương hoàn toàn tự động dựa trên dữ liệu công chuẩn, giúp Việt San Food chấm dứt triệt để tình trạng trễ lương.
- Hỗ trợ nhiều cấu trúc lương đặc thù sản xuất: phụ cấp ca kíp, chuyên cần, độc hại, tăng ca…
- Đảm bảo tính đúng, đủ, minh bạch, tăng lại niềm tin của người lao động vào hệ thống nhân sự.
- Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý lương, giảm tải áp lực mỗi kỳ cho HR và kế toán lương.
- Tạo báo cáo chi phí lương tức thời, hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm soát ngân sách nhân sự theo tháng/quý.
- Tính lương tự động theo dữ liệu công chuẩn, chấm dứt trễ lương.
- Hỗ trợ đầy đủ cơ chế lương đặc thù sản xuất.
- Chi trả minh bạch, tăng niềm tin của người lao động.
- Rút ngắn thời gian chốt lương và hỗ trợ kiểm soát chi phí.
Việt San Food triển khai hệ thống quản trị nhân sự AiHR với các modules sau:
- Quản lý cơ cấu tổ chức, công ty (OSS)
- Quản lý chấm công (L&A)
- Quản lý tính lương và phúc lợi (C&B)
- Cổng thông tin điện tử (E-Portal)
- Quản lý hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực (PMS & CMS)
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Nhân viên tự xem bảng chấm công, lương, ngày phép giảm tối đa sự quá tải cho HR.
- Minh bạch toàn bộ thông tin nhân sự, giúp tránh hiểu nhầm và khiếu nại về ca, ngày công, lương.
- Tạo kênh truyền thông nội bộ thống nhất, phù hợp môi trường sản xuất với nhân sự ít dùng email.
- Gắn kết đội ngũ, tăng sự hài lòng khi mọi thông tin đều rõ ràng và dễ truy cập.
- Nhân viên tự xem công, lương, phép, giảm tải đáng kể cho HR.
- Thông tin minh bạch, hạn chế sai lệch và khiếu nại.
- Truyền thông nội bộ thống nhất, phù hợp môi trường sản xuất.
- Tăng gắn kết đội ngũ nhờ mọi dữ liệu luôn rõ ràng, dễ tra cứu.
Việt San Food triển khai hệ thống quản trị nhân sự AiHR với các modules sau:
- Quản lý cơ cấu tổ chức, công ty (OSS)
- Quản lý chấm công (L&A)
- Quản lý tính lương và phúc lợi (C&B)
- Cổng thông tin điện tử (E-Portal)
- Quản lý hiệu quả công việc, xây dựng khung năng lực (PMS & CMS)
Quản lý hiệu quả và năng lực công việc (PMS & CMS)
- Chuẩn hóa KPI theo từng vị trí: sản xuất, vận hành máy, QA, QC, kho, kinh doanh, văn phòng.
- Tự động hóa quy trình đánh giá, thay thế hoàn toàn file Excel vốn khó tổng hợp và dễ thiếu minh bạch.
- Đánh giá hiệu suất theo thời gian thực, phản ánh đúng đóng góp của mỗi nhân viên.
- Xây dựng khung năng lực rõ ràng, giúp Việt San Food định hướng đào tạo và phát triển nhân sự khoa học hơn.
- Tăng động lực và tinh thần trách nhiệm, nhờ quy trình đánh giá công bằng, minh bạch và có thể theo dõi liên tục.
- Chuẩn hóa KPI cho mọi vị trí với tiêu chí rõ ràng.
- Quy trình đánh giá tự động, minh bạch, không phụ thuộc Excel.
- Hiệu suất cập nhật liên tục, phản ánh đúng đóng góp.
- Khung năng lực rõ ràng, hỗ trợ đào tạo và tăng động lực.
Quản lý tổ chức (OSS)
- Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự trên một hệ thống thống nhất.
- Hiển thị rõ vai trò và cơ cấu, hỗ trợ quản lý sản xuất và vận hành.
- Theo dõi biến động nhân sự theo thời gian thực.
- Phân quyền truy cập an toàn cho toàn bộ dữ liệu nội bộ.
Quản lý chấm công (L&A)
- Ghi nhận công ca tự động, loại bỏ sai sót nhập tay.
- Đồng bộ công và lịch làm theo thời gian thực.
- Chuẩn hóa quy tắc chấm công, bảo đảm công bằng.
- Rút ngắn thời gian chốt công cho toàn nhà máy.
Quản lý tính Lương và phúc Lợi (C&B)
- Tính lương tự động theo dữ liệu công chuẩn, chấm dứt trễ lương.
- Hỗ trợ đầy đủ cơ chế lương đặc thù sản xuất.
- Chi trả minh bạch, tăng niềm tin của người lao động.
- Rút ngắn thời gian chốt lương và hỗ trợ kiểm soát chi phí.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Nhân viên tự xem công, lương, phép, giảm tải đáng kể cho HR.
- Thông tin minh bạch, hạn chế sai lệch và khiếu nại.
- Truyền thông nội bộ thống nhất, phù hợp môi trường sản xuất.
- Tăng gắn kết đội ngũ nhờ mọi dữ liệu luôn rõ ràng, dễ tra cứu.
Quản lý hiệu quả và năng lực công việc (PMS & CMS)
- Chuẩn hóa KPI cho mọi vị trí với tiêu chí rõ ràng.
- Quy trình đánh giá tự động, minh bạch, không phụ thuộc Excel.
- Hiệu suất cập nhật liên tục, phản ánh đúng đóng góp.
- Khung năng lực rõ ràng, hỗ trợ đào tạo và tăng động lực.
Kết quả: Hiệu quả vận hành tối ưu
Sau khi triển khai AiHR, Việt San Food ghi nhận nhiều kết quả tích cực:
- Giảm rõ rệt thời gian xử lý bảng công, tính lương, nhờ tự động hóa toàn bộ quy trình.
- Loại bỏ hoàn toàn tình trạng trễ lương, nâng cao niềm tin và sự hài lòng của nhân viên.
- Dữ liệu nhân sự tập trung, minh bạch, chính xác, hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh.
- Quy trình KPI chuẩn hóa, phản ánh đúng năng lực, thúc đẩy hiệu suất làm việc.
- Giảm tải khối lượng công việc HR, giúp bộ phận tập trung vào đào tạo và phát triển nhân tài.
Sự kết hợp giữa Việt San Food và AiHR không chỉ giải quyết triệt để các điểm nghẽn nhân sự mà còn tạo nền tảng cho một hệ thống quản trị hiện đại, chuyên nghiệp và bền vững.
