Giới thiệu công ty
UrBox là nền tảng giải pháp quà tặng điện tử hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp hệ sinh thái e-voucher, loyalty và digital rewards cho hàng trăm doanh nghiệp lớn. Với mạng lưới hơn 300+ thương hiệu đối tác và hàng nghìn điểm chấp nhận quà tặng, UrBox đã trở thành cầu nối quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chương trình tri ân khách hàng, nhân viên và đối tác.
Với tốc độ tăng trưởng nhanh, đội ngũ nhân sự mở rộng cùng số lượng lớn cộng tác viên – đối tác tham gia vận hành, UrBox xác định chuyển đổi số nhân sự là nền tảng cốt lõi để đảm bảo sự minh bạch, linh hoạt và hiệu suất trong toàn bộ hệ thống.
Thách thức cần giải quyết
Trong quá trình phát triển, UrBox đối mặt với nhiều thách thức đặc thù của mô hình vận hành đa tầng, đa đối tác:
Cơ cấu tổ chức phức tạp
UrBox quản lý đồng thời nhân sự nội bộ, cộng tác viên và nhiều nhóm đối tác khác nhau. Cơ cấu phân nhánh phức tạp khiến việc quản trị dữ liệu, phân quyền và theo dõi hiệu quả trở nên khó khăn.
Chưa đánh giá được hiệu quả công việc
Việc thiếu một hệ thống đánh giá hiệu suất minh bạch dẫn đến:
- Khó đo lường mức độ đóng góp của từng nhân viên.
- Không có dữ liệu để đưa ra quyết định về thưởng, tăng lương. đào tạo.
- Giảm động lực làm việc và thiếu căn cứ trong quản trị hiệu suất.
Thiếu kênh truyền thông nội bộ
Không có nền tảng nội bộ thống nhất khiến việc truyền tải thông tin, thông báo, chính sách… chưa hiệu quả. Nhân viên khó nắm bắt dữ liệu quan trọng và thiếu sự gắn kết với tổ chức.
Những vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm nhân viên, tốc độ xử lý công việc và khả năng quản trị mở rộng quy mô của UrBox.
Giải pháp công nghệ từ AiHR
Để tối ưu hệ thống nhân sự và giải quyết triệt để các vấn đề trên, UrBox đã lựa chọn AiHR, nền tảng quản trị nhân sự ứng dụng AI với ba nhóm tính năng trọng yếu:
Quản lý cơ cấu tổ chức (OSS)
- Thiết lập lại cấu trúc tổ chức theo mô hình đa tầng.
- Quản lý dữ liệu tập trung, phân quyền rõ ràng.
- Giúp lãnh đạo quan sát toàn cảnh nhân lực theo thời gian thực.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Tạo kênh giao tiếp chính thức giữa lãnh đạo, nhân viên và cộng tác viên.
- Nhân viên chủ động nhận thông báo, xem tài liệu, cập nhật nhiệm vụ.
- Tăng tính minh bạch và cải thiện trải nghiệm làm việc của toàn đội ngũ.
Quản lý hiệu quả công việc (PMS)
- Xây dựng bộ KPI/OKR theo từng vị trí và nhóm chức năng của UrBox.
- Đánh giá hiệu suất minh bạch, khách quan, dữ liệu hóa toàn bộ quá trình làm việc.
- Tạo động lực làm việc và hỗ trợ chấm thưởng, điều chỉnh lương dựa trên hiệu quả thực tế.
Việc triển khai AiHR giúp UrBox hình thành một hệ thống HR hiện đại, liên thông và tập trung, phù hợp hoàn toàn với mô hình vận hành số trong lĩnh vực công nghệ – thương mại điện tử.
Quản lý tổ chức (OSS)
- Xây dựng bản đồ tổ chức rõ ràng cho toàn bộ hệ sinh thái nhân sự của UrBox.
- Bao quát đội ngũ core team, cộng tác viên và các nhóm vận hành đối tác.
- Tập trung toàn bộ thông tin nhân sự trên một nền tảng thống nhất.
- Kiểm soát chính xác số lượng, vai trò và trạng thái nhân lực theo từng tầng cấu trúc.
- Thiết lập phân quyền phù hợp cho từng nhóm đối tượng.
- Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và đảm bảo an toàn thông tin.
- Xây dựng bản đồ tổ chức rõ ràng cho toàn hệ sinh thái nhân sự.
- Tập trung toàn bộ thông tin nhân sự vào một nền tảng.
- Phân quyền theo nhóm đối tượng để bảo vệ dữ liệu.
- Hỗ trợ lãnh đạo theo dõi nguồn lực theo thời gian thực.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Thiết lập không gian truyền thông nội bộ chính thức cho UrBox.
- Khắc phục tình trạng phân mảnh thông tin trong quá trình vận hành.
- Cho phép nhân viên, đối tác và cộng tác viên tiếp cận thông tin trên một nền tảng duy nhất.
- Cung cấp thông báo, tài liệu hướng dẫn, nhiệm vụ và chính sách mới nhất tập trung.
- Loại bỏ nguy cơ bỏ sót thông tin quan trọng.
- Tăng mức độ chủ động của từng thành viên trong hệ sinh thái.
- Kênh truyền thông nội bộ tập trung thông tin của UrBox.
- Nhân viên và cộng tác viên truy cập thông báo và tài liệu dễ dàng.
- Giảm bỏ sót thông tin và tăng tính chủ động.
- Tăng sự kết nối trong toàn bộ đội ngũ.
Quản lý hiệu quả và năng lực công việc (PMS & CMS)
- Đánh giá hiệu suất theo thời gian thực phù hợp với môi trường tăng trưởng nhanh.
- Thiết kế bộ KPI và OKR riêng cho từng vị trí và nhóm chức năng.
- Đo lường chính xác mức độ đóng góp của từng cá nhân.
- Ghi nhận kết quả làm việc dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
- Bảo đảm tính minh bạch trong xét thưởng, tăng lương và điều chỉnh nhân sự.
- Cho phép nhân viên theo dõi tiến độ và kết quả công việc của bản thân.
- Đánh giá hiệu suất theo thời gian thực cho từng vị trí.
- KPI và OKR đo lường chính xác mức độ đóng góp.
- Ghi nhận bằng dữ liệu để xét thưởng minh bạch.
- Nhân viên theo dõi tiến độ để tăng động lực.
Kết quả: Hiệu quả vận hành tối ưu
Sau quá trình triển khai AiHR, UrBox kỳ vọng và đang ghi nhận nhiều cải thiện rõ rệt:
- Cơ cấu tổ chức được chuẩn hóa, dễ quản lý hơn dù có nhiều nhóm nhân sự khác nhau.
- Hiệu suất làm việc được đo lường chính xác, giúp minh bạch trong đánh giá và tăng động lực cho nhân viên.
- Tăng cường kết nối nội bộ, khi mọi thông tin đều tập trung tại E-Portal.
- Tối ưu tốc độ ra quyết định, nhờ dữ liệu nhân sự được quản lý tập trung thay vì phân tán.
- Nâng cao trải nghiệm nhân viên, tạo môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, hiệu quả.
Sự hợp tác giữa UrBox và JobTest đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong chiến lược quản trị nhân sự của doanh nghiệp công nghệ, đặt nền tảng cho tăng trưởng bền vững trong giai đoạn tiếp theo.
