Giới thiệu công ty
Thành lập từ năm 2002 dưới hình thức liên doanh giữa Samsung Fire & Marine Insurance (Hàn Quốc) và Vinare (Việt Nam), Samsung Vina Insurance (SVI) hiện là một trong những doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ uy tín trên thị trường. Với hơn 200 nhân sự và mạng lưới khách hàng rộng khắp cả nước, SVI cung cấp đa dạng các giải pháp bảo hiểm cho doanh nghiệp và cá nhân, đáp ứng yêu cầu cao về bảo mật, tốc độ và tính chuyên môn.
Sau hơn 20 năm hoạt động tại Việt Nam, SVI hướng đến mục tiêu xây dựng hệ thống quản trị nhân sự hiện đại, minh bạch và phù hợp với mô hình vận hành đa văn hóa Hàn – Việt, trong bối cảnh ngành bảo hiểm ngày càng đòi hỏi năng lực xử lý dữ liệu chính xác và phối hợp liên phòng ban hiệu quả.
Thách thức cần giải quyết
Vận hành theo tiêu chuẩn Hàn Quốc nhưng triển khai trong môi trường thực tế Việt Nam khiến SVI đối mặt với nhiều bài toán khó khăn trong quản trị nhân sự:
- Báo cáo chậm, thiếu đồng bộ, không đáp ứng kịp thời yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt từ tập đoàn Hàn Quốc.
- Dữ liệu nhân sự phân mảnh, mỗi chi nhánh quản lý theo cách riêng, không có hệ thống tập trung.
- Khối lượng giấy tờ lớn, quy trình nội bộ chưa số hóa, dễ chậm trễ và thất lạc thông tin.
- Chính sách lương – phúc lợi phức tạp, đặc biệt giữa nhân sự Việt và Hàn, thiếu công cụ đánh giá minh bạch.
- Tỷ lệ nghỉ việc cao, nhưng chưa có hệ thống phân tích nguyên nhân để có chiến lược giữ chân người tài.
- Đặc thù ngành bảo hiểm đòi hỏi xử lý dữ liệu lớn, tính bảo mật cao và sự liên kết chặt chẽ liên phòng ban.
Đối diện với các thách thức này, SVI cần một nền tảng quản trị nhân sự vừa bài bản theo chuẩn Hàn, vừa linh hoạt phù hợp vận hành tại Việt Nam.
Giải pháp công nghệ từ AiHR
Hiểu rõ nhu cầu đặc thù của SVI, JobTest đã triển khai nền tảng AiHR – phần mềm quản trị nhân sự All in one, tích hợp trí tuệ nhân tạo, phù hợp cho doanh nghiệp liên doanh Hàn – Việt và các tập đoàn đa quốc gia.
Đa ngôn ngữ báo cáo
AiHR hỗ trợ hơn 15 ngôn ngữ (đặc biệt tiếng Hàn, Anh, Việt) cùng hệ thống báo cáo linh hoạt theo đúng format yêu cầu từ tập đoàn Hàn Quốc.
Số hóa toàn diện và quản lý cơ cấu tổ chức (OSS)
- Thiết lập sơ đồ tổ chức theo cấp bậc, định biên nhân sự chuẩn xác.
- Dự báo thừa/thiếu nhân lực theo từng phòng ban.
- Số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự, hồ sơ khách hàng, người phụ trách…
- Quản lý lưu trữ hồ sơ bảo hiểm tập trung trên nền tảng online, bảo mật cao.
Đánh giá hiệu suất thông minh (PMS)
Tùy chỉnh KPI theo tiêu chuẩn quốc tế (BSC/KPI/OKR), minh bạch trong đánh giá lương thưởng, báo cáo hiệu quả theo cá nhân và bộ phận.
Quản lý hành chính tự động (ADM)
Số hóa hợp đồng, quyết định, đề xuất và các luồng phê duyệt theo workflow thông minh, giảm phụ thuộc giấy tờ và hạn chế rủi ro thất lạc.
Chấm công và tính lương tự động (L&A, C&B)
Kết nối GPS, Wifi, FaceID… giúp xử lý bảng công, lương chính xác, hạn chế nhập tay và giảm sai sót trong phúc lợi, thuế, bảo hiểm đối với nhân sự đa quốc tịch.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
Nhân viên chủ động theo dõi KPI, lương, lịch làm việc, thông báo nội bộ; tăng động lực và gắn kết trong môi trường làm việc cường độ cao kiểu Hàn Quốc.
Với AiHR, SVI không chỉ giải quyết bài toán quy trình mà còn tạo dựng nền tảng quản trị minh bạch, chuẩn hóa và bền vững cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
Quản lý tổ chức (OSS)
- Xây dựng cấu trúc tổ chức rõ ràng cho các phòng nghiệp vụ bảo hiểm.
- Thể hiện đầy đủ quan hệ báo cáo và cấp bậc giữa các bộ phận.
- Áp dụng cho bồi thường, thẩm định, kinh doanh, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ nội bộ.
- Số hóa thông tin nhân sự theo từng chi nhánh.
- Theo dõi biến động nguồn lực theo thời gian thực.
- Đảm bảo dữ liệu nhất quán giữa hai khối nhân sự Việt và Hàn.
- Thiết lập phân quyền chặt chẽ theo tiêu chuẩn quản trị rủi ro ngành bảo hiểm.
- Xây dựng cấu trúc tổ chức rõ ràng cho toàn bộ nghiệp vụ bảo hiểm.
- Số hóa dữ liệu nhân sự theo chi nhánh để theo dõi biến động.
- Đảm bảo dữ liệu nhất quán trong toàn hệ thống.
- Phân quyền chặt chẽ theo tiêu chuẩn quản trị rủi ro.
Quản lý chấm công (L&A)
- Loại bỏ hoàn toàn thao tác tổng hợp giờ làm thủ công.
- Ghi nhận thời gian làm việc theo thời gian thực cho nhân sự di chuyển linh hoạt.
- Áp dụng xác thực qua GPS, Wifi và Face ID.
- Tạo bộ dữ liệu chính xác phục vụ kiểm toán nội bộ.
- Đáp ứng yêu cầu báo cáo cấp tập đoàn.
- Đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch trong đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp bảo hiểm.
- Ghi nhận giờ làm theo thời gian thực bằng các phương thức xác thực.
- Loại bỏ sai lệch từ tổng hợp thủ công.
- Tạo dữ liệu chuẩn cho kiểm toán và báo cáo.
- Đảm bảo tuân thủ và minh bạch trong đánh giá hiệu suất.
Quản lý tính Lương và phúc Lợi (C&B)
- Vận hành chính xác các cấu trúc lương cho chuyên viên Việt Nam và nhân sự Hàn Quốc.
- Xử lý thống nhất phụ cấp, thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm đặc thù.
- Áp dụng chế độ lương thưởng phù hợp theo từng vị trí.
- Quản lý toàn bộ quy trình trên một hệ thống duy nhất.
- Kết nối trực tiếp dữ liệu chấm công với tính lương.
- Đảm bảo quy trình tính lương nhanh, minh bạch và dễ kiểm chứng.
- Vận hành thống nhất các cấu trúc lương cho toàn hệ thống.
- Xử lý đầy đủ phụ cấp thuế và bảo hiểm đặc thù.
- Tính lương nhanh và minh bạch nhờ dữ liệu công liên kết.
- Giảm sai sót và rút ngắn thời gian phê duyệt.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Thiết lập kênh giao tiếp chung giữa ban lãnh đạo, nhân sự Hàn Quốc và đội ngũ Việt Nam.
- Cho phép nhân viên theo dõi bảng lương, lịch làm việc và kết quả KPI theo thời gian thực.
- Cập nhật kịp thời các chính sách mới và thông báo quan trọng.
- Đảm bảo tính minh bạch trong việc tiếp cận thông tin nội bộ.
- Giảm áp lực xử lý yêu cầu lặp lại cho bộ phận nhân sự.
- Tăng mức độ gắn kết và sự hài lòng của nhân viên trong môi trường làm việc cường độ cao.
- Kênh giao tiếp chung giữa lãnh đạo và toàn bộ nhân viên.
- Nhân viên xem lương lịch làm việc KPI và thông báo dễ dàng.
- Minh bạch thông tin giúp giảm tải cho nhân sự.
- Tăng gắn kết và hài lòng trong toàn hệ thống.
Quản lý hiệu quả và năng lực công việc (PMS & CMS)
- Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả dựa trên mục tiêu rõ ràng cho từng bộ phận.
- Liên kết KPI trực tiếp với số liệu thực tế trong vận hành.
- Loại bỏ yếu tố cảm tính và bảo đảm tính công bằng trong đánh giá.
- Tạo động lực phát triển và cải thiện hiệu suất cho nhân viên.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm soát chất lượng của tập đoàn mẹ tại Hàn Quốc.
- Thiết lập KPI rõ ràng cho từng bộ phận.
- Đánh giá công bằng nhờ dữ liệu thực tế.
- Theo dõi năng suất và so sánh giữa các đơn vị.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm soát chất lượng của tập đoàn mẹ.
Quản lý hành chính (ADM/ADX)
- Chuyển đổi toàn bộ thủ tục hành chính từ giấy tờ sang quy trình số hóa.
- Áp dụng phê duyệt điện tử cho hợp đồng lao động, điều chuyển và quy định bồi thường.
- Số hóa tài liệu tuân thủ và đề xuất nội bộ trên một hệ thống tập trung.
- Lưu trữ dữ liệu thống nhất và hạn chế nguy cơ thất lạc hồ sơ.
- Đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt của ngành bảo hiểm phi nhân thọ.
- Rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt trong toàn hệ thống.
- Số hóa toàn bộ thủ tục và phê duyệt hành chính.
- Lưu trữ tập trung để tăng bảo mật và giảm thất lạc.
- Rút ngắn thời gian phê duyệt nhờ quy trình điện tử.
- Tăng đồng nhất vận hành giữa các chi nhánh.
Hiệu quả vận hành tối ưu
Việc triển khai AiHR mang đến cho Samsung Vina Insurance những thay đổi mang tính chiến lược:
- Dữ liệu nhân sự được tập trung và đồng bộ, phù hợp tiêu chuẩn báo cáo của tập đoàn Hàn Quốc.
- Giảm tải lớn khối lượng giấy tờ, tăng tốc phê duyệt và hạn chế rủi ro thất lạc hồ sơ.
- Đánh giá hiệu suất minh bạch, chuẩn hóa KPI theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Quy trình tính lương – phúc lợi chính xác hơn, dù có sự khác biệt về chế độ giữa nhân sự Việt và Hàn.
- Gắn kết nội bộ tăng mạnh, nhân viên tiếp cận thông tin nhanh, rõ, minh bạch qua E-Portal.
- Nâng cao khả năng giữ chân nhân tài, nhờ hệ thống đánh giá, theo dõi và quản lý năng lực chặt chẽ.
Với sự đồng hành từ JobTest, SVI đang xây dựng mô hình quản trị nhân sự linh hoạt, hiệu quả, lấy con người làm trọng tâm và công nghệ làm nền tảng vận hành.
AiHR hiện đã được tin dùng bởi 6.500+ doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia trong lĩnh vực bảo hiểm, tài chính, điện tử, ô tô, logistics, thương mại điện tử và FMCG.
