Giới thiệu công ty
Thành lập tại Việt Nam từ năm 1993, EXO Travel hiện là một trong những tập đoàn du lịch quốc tế có tốc độ phát triển mạnh mẽ tại châu Á. Doanh nghiệp sở hữu mạng lưới văn phòng rộng khắp các quốc gia như Việt Nam, Thái Lan, Campuchia, Lào, Myanmar, Indonesia, Nhật Bản, Malaysia, Singapore, Hàn Quốc, Ả Rập Xê Út…
Sau hơn 30 năm hình thành và mở rộng, EXO Travel đã trở thành biểu tượng du lịch gắn liền với tinh thần toàn cầu và phát triển bền vững, luôn đề cao vai trò của con người – yếu tố cốt lõi tạo nên chất lượng dịch vụ.
Tại Việt Nam, EXO Travel đang vận hành đội ngũ hơn 200 nhân sự, đảm nhiệm các mảng điều hành tour, chăm sóc khách hàng, vận hành nội bộ và phát triển thị trường.
Trong bối cảnh ngành du lịch đang tái cấu trúc mạnh mẽ sau đại dịch, EXO Travel xác định chiến lược chuyển đổi số là nền tảng thiết yếu để xây dựng một hệ thống nhân sự hiện đại, linh hoạt và minh bạch.
Thách thức cần giải quyết
Quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và sự đa dạng về nhân sự tại nhiều quốc gia đòi hỏi EXO Travel phải có một hệ thống quản trị nhân lực đồng nhất, nhanh chóng và chính xác. Một số vấn đề chính của doanh nghiệp bao gồm:
- Quy trình nhân sự còn phụ thuộc nhiều vào thủ công, từ cập nhật thông tin đến quản lý hồ sơ.
- Dữ liệu phân tán giữa các chi nhánh, gây khó khăn cho việc tổng hợp, phân tích và ra quyết định.
- Khả năng đánh giá hiệu suất chưa tối ưu, thiếu hệ thống KPI/OKR trực quan hỗ trợ nhà quản lý đưa ra nhận định nhanh.
- Chưa có lộ trình nghề nghiệp cá nhân hoá, ảnh hưởng đến khả năng giữ chân nhân sự.
- Gắn kết nội bộ chưa đồng nhất, đặc biệt ở mô hình làm việc đa văn phòng và đa quốc gia.
Những thách thức trên đặt ra yêu cầu EXO Travel cần một nền tảng HR mạnh mẽ, vừa có khả năng tự động hóa, vừa đảm bảo liên kết dữ liệu xuyên suốt toàn hệ thống.
Giải pháp công nghệ từ AiHR
Nhằm hiện thực hóa chiến lược chuyển đổi số nhân sự, EXO Travel đã chính thức hợp tác cùng JobTest triển khai nền tảng quản trị nhân sự tích hợp AI – AiHR. Giải pháp mang đến bước chuyển đổi toàn diện với các giá trị nổi bật:
Tự động hóa quy trình nhân sự
AiHR giúp loại bỏ thao tác thủ công, số hóa toàn bộ hồ sơ và quy trình nhân sự, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý thông tin giữa các phòng ban.
Dữ liệu nhân sự theo thời gian thực
Hệ thống cập nhật dữ liệu tức thời, giúp nhà quản lý ra quyết định chính xác hơn đến 83% nhờ dashboard phân tích trực quan.
Phát triển năng lực & lộ trình nghề nghiệp
AiHR hỗ trợ xây dựng bộ năng lực, theo dõi kỹ năng, đánh giá định kỳ và đề xuất lộ trình phát triển phù hợp cho từng nhân viên, từ đó tăng 45% tỷ lệ giữ chân nhân sự chủ chốt.
Tăng cường gắn kết nội bộ
Cổng thông tin nhân viên thông minh giúp EXO Travel tạo môi trường tương tác tích cực, truyền thông nội bộ hiệu quả và ghi nhận thành tích kịp thời.
Kết nối dữ liệu xuyên quốc gia
AiHR cho phép tập trung hóa dữ liệu toàn bộ chi nhánh, đảm bảo sự nhất quán về thông tin và dễ dàng đồng bộ trong quá trình vận hành quốc tế.
Đánh giá hiệu suất minh bạch
Hệ thống KPI/OKR tập trung giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc, định hướng mục tiêu rõ ràng và nâng cao tinh thần đội ngũ.
Việc triển khai AiHR mở ra bước ngoặt trong hành trình xây dựng văn hóa dữ liệu và nâng cao năng lực quản trị của EXO Travel.
Quản lý tổ chức (OSS)
- Thiết lập hệ thống tổ chức thống nhất cho toàn bộ văn phòng trong và ngoài khu vực.
- Bao phủ phạm vi từ Việt Nam đến Đông Nam Á và các thị trường quốc tế khác.
- Hiển thị rõ ràng phòng ban, vị trí và quan hệ báo cáo.
- Cho phép ban lãnh đạo quan sát toàn cảnh nhân sự của từng thị trường trên một giao diện.
- Tập trung dữ liệu nhân sự, loại bỏ tình trạng phân tán giữa các quốc gia.
- Hỗ trợ điều phối nhân lực cho mùa cao điểm và dự án đặc biệt.
- Tổ chức nhân sự được chuẩn hóa trên toàn hệ thống.
- Dữ liệu tập trung giúp lãnh đạo theo dõi biến động ngay lập tức.
- Phân quyền rõ ràng bảo đảm vận hành an toàn.
- Điều phối nhân lực chính xác cho từng thị trường.
Quản lý chấm công (L&A)
- Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong mọi bối cảnh dịch vụ.
- Áp dụng cho điều hành tour, chăm sóc khách hàng và tư vấn hành trình.
- Hỗ trợ làm việc theo ca và theo lịch linh động.
- Tự động ghi nhận công và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
- Đảm bảo ghi nhận chính xác khi nhân sự làm việc tại nhiều điểm đến.
- Đồng bộ dữ liệu giữa các văn phòng trên toàn hệ thống.
- Kiểm soát thời gian làm việc minh bạch và liên tục.
- Ghi nhận thời gian làm việc chính xác ở mọi vị trí.
- Cập nhật công theo thời gian thực, hạn chế sai lệch.
- Đồng bộ giữa các văn phòng, đảm bảo minh bạch.
- Hỗ trợ điều phối nhân sự hiệu quả.
Quản lý tính Lương và phúc Lợi (C&B)
- Xử lý linh hoạt các cấu trúc lương đặc thù ngành du lịch: lương theo tour, phụ cấp dịch vụ và thưởng mùa cao điểm.
- Áp dụng chính sách lương riêng cho từng thị trường.
- Kết nối trực tiếp dữ liệu chấm công và phụ cấp trong quá trình tính lương.
- Đảm bảo tính toán nhanh, chính xác và nhất quán giữa các văn phòng.
- Hỗ trợ quy đổi và chuẩn hóa dữ liệu lương trong môi trường đa tiền tệ.
- Tuân thủ quy định pháp lý tại từng quốc gia.
- Tính lương tự động theo cơ chế riêng của từng thị trường.
- Liên kết dữ liệu công và phụ cấp để bảo đảm chính xác.
- Chuẩn hóa lương trong môi trường đa tiền tệ.
- Tăng minh bạch và tối ưu chi phí nhân sự.
Cổng thông tin nhân viên (E-Portal)
- Cho phép nhân viên theo dõi thông báo và thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo.
- Cập nhật chương trình đào tạo và các chính sách mới một cách kịp thời.
- Hiển thị rõ ràng hồ sơ cá nhân, bảng công, bảng lương và lịch làm việc.
- Giúp nhân viên chủ động tra cứu thông tin mà không phụ thuộc vào phòng nhân sự.
- Đảm bảo truyền thông nội bộ xuyên quốc gia nhất quán.
- Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp chung cho đội ngũ phân bổ tại nhiều quốc gia.
- Xem công, lương và lịch làm việc tức thì.
- Nhận thông báo và chính sách nhanh chóng.
- Truyền thông thống nhất cho toàn bộ thị trường.
- Tăng gắn kết và cải thiện trải nghiệm nhân viên.
Kết quả: Hiệu quả vận hành tối ưu
Việc hợp tác cùng JobTest không chỉ giúp EXO Travel giải quyết các vấn đề tồn đọng trong quản trị nhân sự, mà còn tạo nền tảng để phát triển bền vững và nâng cấp trải nghiệm của nhân viên. Một số giá trị nổi bật mà dự án mang lại:
- Quy trình nhân sự tinh gọn, giảm tải khối lượng hành chính và sai sót thủ công.
- Ra quyết định nhanh và chính xác hơn, nhờ dữ liệu tập trung và dashboard phân tích trực quan.
- Nâng cao sự hài lòng & gắn kết nhân viên, với lộ trình phát triển minh bạch và cổng thông tin nội bộ hiệu quả.
- Đảm bảo sự nhất quán vận hành xuyên quốc gia, phù hợp mô hình đa văn phòng của EXO Travel.
Như đại diện JobTest chia sẻ:
“Chúng tôi tin rằng với AiHR, EXO Travel sẽ không chỉ tối ưu vận hành mà còn xây dựng văn hoá dữ liệu và phát triển con người bền vững.”
JobTest tự hào đồng hành cùng EXO Travel trên hành trình Digitalize HR – Humanize Work, góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của ngành du lịch trong giai đoạn chuyển đổi số toàn cầu.
